Kleine Unternehmen prüfen erneut Reiseansätze

Kleine Reiseprogramme befassen sich mit neuen Richtlinien und Leitplanken in einer komplexen Reiselandschaft.

Der in Greenville, SC, ansässige Cloud-Technologie-Connector ScanSource ist neu im Bereich Managed Travel. Das Unternehmen mit 2.200 Mitarbeitern stellte im Jahr 2022 Shannon Wilson als engagierte Reisemanagerin ein, um eine Strategie für seine Ausgaben festzulegen, die nun das Jahresvolumen vor der Pandemie übersteigen.

Das Unternehmen nutzt spezielle Geschäftsreiseprogramme, die von Anbietern entwickelt wurden, um diesen wachsenden kleinen und mittleren Teil des Reisemarktes anzulocken. ScanSource nutzt diese Programme, um sein Reisebudget effektiver zu gestalten, indem es Rabatte gewährt, Vorteile erhält und Daten sichert, um den wachsenden Reisebedarf des Unternehmens zu bewältigen. Und Wilson nutzt einige klassische – und einige neue – Hebel, um sicherzustellen, dass ScanSource-Reisende das Beste aus ihren Geschäftsreisebudgets herausholen.

„Unser Fokus liegt auf der Fürsorgepflicht der Reisenden, dem Komfort und den Kosteneinsparungen“, sagte Wilson. „Wir ermutigen unsere Reisenden, bei ihren Reisevorbereitungen Diskretion und Sparsamkeit zu üben. Dazu gehört, Reiseentscheidungen auf der Grundlage bequemer, sicherer und kostengünstiger Optionen zu treffen, anstatt sich nur auf Stammgastprogramme zu verlassen.“

Bei neueren Strategien sei das Nachfragemanagement immer ein Thema, sagte sie. ScanSource erkennt nun, wie Geschäfte mithilfe von Remote-Technologien effektiv abgewickelt werden können. Da der Reiseverkehr wieder geöffnet ist, behält das Unternehmen weiterhin „das Reisen im Auge“ und setzt, wenn möglich, auf virtuelle Lösungen. Dennoch, fügte Wilson hinzu, „bleiben Reisen eine Notwendigkeit“ für das expandierende Unternehmen und eine, die mehr Unterstützung erfordert als in der Welt vor der Pandemie.

„Unser Fokus liegt auf der Verbesserung des Kundenerlebnisses unserer Reisenden“, sagte sie, „da die Herausforderungen in der Reisebranche bestehen bleiben, darunter der Personalmangel … und Reiseunterbrechungen.“ Zu diesem Zweck verwaltet das Unternehmen sein Reiseprogramm mit Unterstützung eines Reisemanagementunternehmens, eines bevorzugten Online-Buchungstools für Unternehmen und einer Unternehmenskarte.

„Wir verfolgen einen sehr praxisorientierten Ansatz und arbeiten eng mit unseren Mitarbeitern zusammen, um die kontinuierliche Einhaltung unserer Reiserichtlinien sicherzustellen und ein Bewusstsein für bewährte Reisepraktiken und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu schaffen“, sagte sie und wies darauf hin, dass sich die von Lieferanten bereitgestellten KMU-Programme seitdem verbessert hätten Zeiten vor der Pandemie.

Der Übergang zu einem umfassender verwalteten Reiseprogramm braucht jedoch Zeit, und Wilson plant, die Reiserichtlinien in diesem Jahr „komplett zu aktualisieren“.

KMU-Firmen auf dem Fahrersitz, dem Flugplatz, dem Hotelbett

ScanSource ist nicht der Einzige, der einem kleineren Reiseprogramm neue Maßstäbe setzt. Wie Wilson feststellte, ist die Komplexität des Reisens einer der Gründe. Steigende Ausgaben sind ein weiterer Grund. Zu Beginn des Jahres 2023 stellte Morgan Stanley in einem Geschäftsreiseausblick für die USA fest, dass 32 Prozent der kleineren Unternehmen angaben, dass ihre Reisebudgets wieder das Niveau vor der Pandemie erreicht hätten, verglichen mit 23 Prozent der großen Unternehmen, die dies getan hätten. Die neuere Umfrage von BTN ergab, dass 59 Prozent der antwortenden kleinen und mittleren Unternehmen wieder das Reiseausgabenniveau vor der Pandemie erreicht oder dieses überschritten hatten.

Laut CEO Duke Chung verzeichnet TravelBank, eine integrierte Spesen- und Reisemanagementplattform mit Schwerpunkt auf KMU-Programmen, eine Rückkehr der Nachfrage.

„Wir haben gesehen, dass das Reisen seit Covid sehr stark zurückgekehrt ist, da die Menschen wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren und mit ihren Mitarbeitern an Konferenzen und externen Standorten teilnehmen möchten“, so Chung.

Doch die wachsende Nachfrage kommt nicht flächendeckend zum Tragen.

„In bestimmten Sektoren ist ein kontinuierliches Wachstum bei Geschäftsreisen zu verzeichnen, obwohl in einigen Sektoren aufgrund von Marktveränderungen, insbesondere bei Technologieunternehmen, eine Verlangsamung des Reiseverkehrs zu verzeichnen ist“, sagte er.

Chung sagte, dass viele KMU ihre Reise- und Spesenabrechnungen mit einem einzigen Vermittler verwalten möchten, wie zum Beispiel TravelBank, das 2021 von der US Bank übernommen wurde und eine virtuelle Kartenoption hinzufügt. Auch andere Anbieter, wie das Reisemanagementunternehmen Navan, haben gemeinsame Plattformen entwickelt. Mit Produkten wie Neo1 von American Express Global Business Travel kommen auch alte TMCs ins Spiel, aber kleine und mittlere Spezialisten sind schon seit Jahren auf dem Markt und bieten Funktionen zur Reiseunterstützung für kleine und mittlere Reiseprogramme an.

Chung betonte die Möglichkeit für Agenturen, neben einer Reihe anderer wichtiger Angebote ungenutzte Ticketguthaben und den Zugang zu ermäßigten Hotelpreisen zu unterstützen.

„KMU verfügten über viele Kredite bei Lieferanten und brauchten eine Möglichkeit, darauf zuzugreifen. Daher war es wirklich wichtig, Hilfe von einem Reisemanagementunternehmen zu erhalten, um den Reiseverkehr für ihre Unternehmen wieder in Gang zu bringen“, sagte er. „Wir haben auch Konsortial-Hoteltarife, die bisher für große Unternehmen verfügbar waren, für kleine Unternehmen war dies jedoch nicht so leicht zugänglich.“

„Wir sind nicht groß genug, um selbst Verträge abzuschließen, also nutzen wir die Verträge unserer Kunden, die definitiv viel größer sind als unsere.“

— Bob Clemence von Hyde Tools

KMU-Programme sind nicht OSFA (One Size Fits All)

Hyde Tools ist ein Hersteller von industriellen Maschinen- und Handwerkzeugen sowie Dekorationszubehör. Das Unternehmen beschäftigt sechs Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, und weitere vier, die seltener unterwegs sind. Das Unternehmen gibt jährlich rund 250.000 US-Dollar aus – etwa ein Zehntel für internationale Reisen.

Die meisten Reisen von Hyde Tools finden zu Branchenausstellungen oder persönlichen Treffen statt. Laut Bob Clemence, Vizepräsident für Vertrieb, seien vor allem die Messen wieder angelaufen.

Vor der Pandemie war Clemence 120 Tage im Jahr unterwegs. Er sagte, die Zahl liege jetzt unter 100.

„Das Unternehmen hat beschlossen, dass wir die Besucherzahl der Messe reduzieren, aber nicht die Zahl der Besucher, sondern die Dauer der Teilnahme an den Messen“, sagte Clemence. „Die meisten Shows sind dreitägige Veranstaltungen und ich war die ganzen drei Tage dort; Jetzt hat mich die Firma nur noch zwei Tage zum Laufen gebracht. Es ist eine Übernachtung in einem Hotel.“

Über die Teilnahme an Messen hinaus gebe es persönliche Treffen mit Interessenten und Kunden, sagte er, aber „vieles davon läuft mittlerweile über Zoom oder Teams.“ Diese Art von Reisen sei bei Hyde Tools um mindestens 60 Prozent reduziert worden, sagte er, jedoch ohne Einbußen bei den Konvertierungen.

„Wir haben [Geschäfte] abgeschlossen und unser Abschluss ist genauso gut wie vor der Pandemie, vielleicht sogar etwas besser“, sagte Clemence, der jedoch einräumte, dass Hydes Wettbewerb um Kunden etwas weniger hart geworden ist. „Viele meiner Konkurrenten haben die Pandemie nicht überstanden“, sagte er.

Wenn das Unternehmen Reisende auf die Straße schickt, verwaltet es ihre Reisen selbst.

„Das Reisebüro ist vor über 10 Jahren auf der Strecke geblieben und alles wird online erledigt. Normalerweise verwenden wir ein Flugtool, das jetzt von Google gekauft wurde“, sagte Clemence und bezog sich dabei auf ITA Software, das 2011 von Google gekauft wurde und jetzt als Google Flights firmiert. „Sie können zwar nicht über uns buchen, aber es gibt Ihnen Flugpreise, die ich nutzen und den Flug buchen kann.“

Dennoch sind Geschäftsreisen in Hyde nicht ohne Regeln. Die Pandemie führte dazu, dass das Unternehmen seine Luftverkehrsrichtlinien verschärfte. Bisher konnten Reisende jede Fluggesellschaft buchen, deren Tarif innerhalb von 20 Prozent des niedrigsten logischen Tarifs lag. Dieser wurde nun auf 10 Prozent gesenkt.

„Menschen neigen dazu, aufgrund ihres Status Lieblingsfluggesellschaften zu haben, also lassen wir das zu“, sagte Clemence. Was die Unterbringung angeht, verfolgt Hyde einen anderen Ansatz für den Zugang zu Vorzugspreisen, allerdings nicht über eine Agentur. Vielmehr machen sie sich die Verhandlungsmacht ihrer Kunden zunutze, da sie normalerweise zu diesen Kunden reisen, um sie zu treffen.

„Wir sind nicht groß genug, um selbst Verträge abzuschließen, deshalb nutzen wir die Verträge unserer Kunden, die definitiv viel größer sind als unsere“, sagte er. „Sie buchen 3.000 Personen, also bekommen wir am Ende einen halbwegs anständigen Preis.“ Auch hier gibt es eine Preismarge von 10 Prozent, innerhalb derer Hyde-Reisende eine bevorzugte Kette buchen können, sofern sie eine finden können.

Woher Hyde weiß, was an diesem Tag verfügbar war und ob Reisende diese Regel einhalten, ist eine offene Frage. Für Clemence kann es darauf ankommen, das Unternehmen und Ihre Kollegen zu respektieren. Bei nur 10 Reisenden auf der Straße ist dieser Respekt vielleicht sowieso stärker als Regeln.

„Wir verfolgen einen sehr praxisorientierten Ansatz und arbeiten eng mit unseren Mitarbeitern zusammen, um die kontinuierliche Einhaltung unserer Reiserichtlinien und ein Bewusstsein für bewährte Reisepraktiken und Kosteneinsparungsmöglichkeiten sicherzustellen.“

— Shannon Wilson von ScanSource